Jogszabályi megfelelés
A jogszabályi megfelelés követelménye
A jogszabályi megfelelés biztosítása minden szervezet számára elengedhetetlen feladat.
Függetlenül attól, hogy magyar vagy külföldi tulajdonú cégről, KKV-ról vagy nagyvállalatról, magánkézben lévő vagy köztulajdonú vállalatról, költségvetési szervről vagy közintézményről beszélünk, egyikük sem feledkezhet meg arról, hogy a rájuk vonatkozó hatályos jogszabályok szerint működjenek, figyelemmel kísérjék ezen jogszabályok változásait, majd a változásoknak megfelelően végezzék tevékenységüket.
A jogszabályoknak megfelelő működés naprakész és folyamatos biztosítása minden esetben nagy körültekintést igényel a feladatot ellátó jogászok és gazdasági szakemberek részéről, azonban vannak olyan tényezők, melyek még nagyobb kihívás elé állítják a feladatot ellátókat.
A szervezet mérete
- Minél nagyobb egy szervezet, minél több alkalmazottal dolgozik, minél nagyobb kiterjedésű, minél széttagoltabb a munkavégzés helye, annál nagyobb feladat a megfelelés biztosítása.
A megfelelésben érintett területek száma
- Minél összetettebb a szervezeti struktúra, minél több a szervezeti egység és a szervezeti szint, minél több a folyamat és a projekt, annál nehezebb összegyűjteni az összes megfelelésre vonatkozó információt és naprakésznek lenni.
A szervezet tevékenységének változatossága
- Minél szerteágazóbb a szervezet tevékenysége, annál több jogterület és jogszabály érinti, melyek nagy részét vizsgálni kell a megfelelés vonatkozásában.
A szervezet tevékenységeinek szabályozottsága
- Bizonyos tevékenységekre több és szigorúbb elvárásokat állító jogszabályok vonatkoznak, az ilyen tevékenységek megfelelősége még nagyobb kihívást jelent.
A jogszabályi környezet változékonysága
- Bizonyos jogterületek jogszabályai sűrűbben változnak, ami még inkább igényli a változások folyamatos követését.
A megfelelést biztosító munkatársak száma leterheltsége, egyéb feladatai
- A kis létszámú jogi osztályok számára a jogszabályi megfelelés biztosítása és dokumentálása az egyéb, sokszor üzleti szempontból nagyobb prioritást élvező feladatok mellett munkaszervezésileg sem könnyű feladat.
A megfelelés biztosításban alkalmazott digitális technológia
- A digitális technológia a megfelelés biztosításában is segíthet, főként a sok manualitással járó, adminisztratív feladatok kiváltása indokolt, mellyel a munkateher csökkenthető.
A megfelelés hiányának kockázatai
A megfelelés biztosításának eredménye az üzleti folyamatok hátterében, azokra látszólag csak közvetett hatást gyakorolva jelenik meg az egyéb szervezeti sikertényezők mellett, holott a megfelelés hiánya sok kockázatot jelenthet akár az üzleti folyamatokra is.
A jogszabályok be nem tartása büntetések és más szankciók formájában egyértelmű anyagi kárral járhatnak, míg a balesetek vagy más nem kívánatos események egyéb negatív hatással is lehetnek a szervezetekre, melyek tovább gyűrűzve reputációs veszteségként közvetve okozhatnak üzleti problémákat a partnerek bizalmatlanságából adódóan.
A jogszabályi megfelelés hiányából adódó kockázatok csökkentése érdekében a szervezetek életében egyre több formában jelenik meg a megfelelés biztosításának követelménye.
Magukon a jogszabályi elvárásokon túl
- cégcsoport szintű követelmények, belső szabályzatok,
- minőségbiztosítási-, termék- és rendszer szabványok, tanúsítványok követelményei,
- külső- és belső auditok, ellenőrzések vizsgálati szempontjai vagy
- a vezetők számára rendszeresen készítendő jelentések
igyekeznek a megfelelés folyamatos biztosítását elérni és fenntartani.
Ezen túl a közszférában integritásirányítási rendszer, a belső kontrollrendszer kialakításának és működtetésének, valamint a belső ellenőrzés erősödő, jogszabályokba foglalt követelménye teszi elengedhetetlenné a jogszabályi megfelelés magas szintű biztosítását. *
A jogszabályi megfelelés biztosításához kapcsolódó feladatok
A jogszabályi megfelelés biztosításához kapcsolódó feladatok, mint
- a releváns jogszabályok összegyűjtése
- a jogszabályváltozások követése és adminisztrálása
- a kollégák jogszabályváltozásokról való tájékoztatása, támogató információ nyújtása
- a jogszabályváltozások kapcsán szükséges teendők nyomon követése
- a megfelelésről való információ összegyűjtése és adminisztrálása
- a megfelelésről történő jelentéskészítés
a gazdasági környezet, a szervezet és legfőképpen a jogszabályi környezet változásai miatt folyamatos és rendszeres elfoglaltságot jelentenek a megfelelésért felelős munkatársak számára. A megfelelés biztosítása során összegyűjtött információt a nyomon követhetőség érdekében dokumentálni is szükséges, ami nem elhanyagolható, de sok munkával járó és nagy odafigyelést igénylő feladat, így az egyre fokozódó elvárások teljesítése miatt támogatást igényel.
A jogszabályi megfelelés támogatása
A jogszabályi megfelelés biztosítása szerencsére ma már több megoldással is támogatható. Információgyűjtésre használhatjuk a jogi adatbázisokat, szakmai hírleveleket, külsős szolgáltatót tanácsadóként stb. Az információk dokumentálására pedig számos digitális megoldás elérhető, ami megkönnyítheti a munkát.
A leginkább elterjedt adminisztrációs megoldások többsége azonban általános irodai szoftver. Kevés az olyan megoldás, ami a fent említett, a megfelelés kapcsán elvárt feladatok mindegyikét egy felületen biztosítaná. Az egyszerre több felületen, több csatornán keresztüli információátadás és tárolás viszont rengeteg hibalehetőséget, adatvesztést valamit duplikációt és többletmunkát rejt magában, így a jogszabályi megfelelés biztosításának támogatásához olyan szoftveres megoldást érdemes használni, ami egy rendszerben kezeli a jogszabályokat, azok változásait, a jogszabályok kapcsán érintett területeket és a megfelelés kapcsán rögzítendő információkat is, ezeket naprakészen és visszakereshetően tárolja, valamint kommunikációs csatornaként is támogatja a munkát.
A megbízható jogi információt nyújtó adatbázisairól és kiadványairól ismert Wolters Kluwer Hungary Kft. új, a jogszabályi megfelelés biztosításában segítséget nyújtó szoftvere, a Complist megfelel ezen elvárásoknak.
————–
*Kapcsolódó jogszabályok:
- 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről,
- 339/2019. (XII. 23.) Korm. rendelet a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről
- 50/2013. (II. 25.) Korm. rendelet az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának rendjéről
Kapcsolódó szabványok: ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 145001:2018, ISO 50001:2018